C-BAND MAILBOX, une société canadienne opérant sous C-Band Digital Innovations Inc. (« C-Band Mailbox », « nous », « notre ») s'engage à protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Cette Politique de Confidentialité (« Politique ») explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous accédez ou utilisez notre site web (cbandmailbox.com), notre plateforme de gestion de courrier numérique (la « Plateforme ») ou tout produit, service ou application connexe (collectivement, les « Services »).

Cette Politique s'applique à tous les utilisateurs de nos Services, y compris les Locataires de Boîtes aux Lettres (« Locataires »), les Opérateurs de Centres de Courrier (« Opérateurs ») et les visiteurs de notre site web. En accédant ou en utilisant l'un de nos Services, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par cette Politique de Confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord avec cette Politique, veuillez ne pas utiliser nos Services.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de Confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques, notre technologie, les exigences légales ou pour d'autres raisons. Nous vous informerons des changements importants en publiant la Politique révisée sur notre site web et en mettant à jour la date « Dernière Mise à Jour ». Votre utilisation continue de nos Services après ces changements constitue une acceptation de la Politique révisée.

2.1 Renseignements Personnels. Nous collectons des renseignements personnels qui identifient, se rapportent à, décrivent ou sont raisonnablement capables d'être associés à vous (« Renseignements Personnels »). Cela peut inclure : (a) Informations d'Identité : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance, documents d'identification délivrés par le gouvernement (par exemple, permis de conduire, passeport) et autres informations que vous fournissez lors de l'inscription du compte ou de la vérification d'identité ; (b) Informations Financières : détails de carte de paiement, adresse de facturation, informations de compte bancaire (pour les dépôts de chèques) et historique des transactions ; (c) Informations d'Utilisation des Services : préférences de boîte aux lettres, demandes de numérisation de courrier, adresses de réexpédition, instructions de déchiquetage et autres données liées aux services ; (d) Informations de Communication : correspondance avec notre équipe de support, commentaires, réponses aux sondages et préférences promotionnelles ; et (e) Informations Techniques : adresse IP, identifiants d'appareil, type de navigateur, système d'exploitation et analyses d'utilisation.

2.2 Informations des Opérateurs. Lorsque vous utilisez nos Services par l'intermédiaire d'un Opérateur de Centre de Courrier, l'Opérateur peut collecter et partager avec nous des Renseignements Personnels nécessaires pour fournir des services de boîtes aux lettres, y compris les documents de vérification d'identité, les instructions de gestion du courrier et les préférences de service.

2.3 Informations Collectées Automatiquement. Nous collectons automatiquement certaines informations lorsque vous utilisez nos Services, y compris : (a) Données de Journal : journaux du serveur, heures d'accès, pages consultées et actions effectuées ; (b) Informations sur l'Appareil : type d'appareil, système d'exploitation, version du navigateur et résolution d'écran ; (c) Données de Localisation : localisation géographique générale (niveau ville/pays) dérivée de l'adresse IP ; et (d) Cookies et Technologies de Suivi : tel que décrit à la Section 9 ci-dessous.

Nous utilisons vos Renseignements Personnels aux fins suivantes :

3.1 Prestation de Services (Base juridique : Exécution du contrat) : (a) pour fournir, exploiter, maintenir et améliorer nos Services ; (b) pour traiter votre inscription, vérifier votre identité et gérer votre compte ; (c) pour permettre aux Opérateurs de recevoir, numériser, numériser, réexpédier, déchiqueter ou autrement gérer votre courrier conformément à vos instructions ; (d) pour traiter les paiements, gérer les abonnements et traiter les demandes de facturation ; et (e) pour communiquer avec vous concernant votre compte, les mises à jour de service et les avis importants.

3.2 Légal et Conformité (Base juridique : Obligation légale) : (a) pour se conformer aux lois, règlements et processus légaux applicables (y compris les règlements postaux, les exigences anti-blanchiment d'argent et les obligations de vérification d'identité) ; (b) pour répondre aux demandes légales des autorités gouvernementales, des tribunaux ou des organismes de réglementation ; (c) pour faire respecter nos Termes et Conditions et protéger nos droits, biens ou sécurité ; et (d) pour enquêter et prévenir la fraude, les menaces de sécurité ou les activités illégales.

3.3 Opérations Commerciales (Base juridique : Intérêt légitime / Consentement) : (a) pour analyser les modèles d'utilisation, améliorer l'expérience utilisateur et développer de nouvelles fonctionnalités (a-b: intérêt légitime) ; (b) pour mener des recherches, des analyses et de l'intelligence commerciale ; (c) pour envoyer des communications marketing (consentement - vous pouvez le retirer à tout moment) ; (d) pour personnaliser le contenu et les recommandations (d-e: intérêt légitime) ; et (e) pour gérer nos relations commerciales avec les Opérateurs et les fournisseurs de services.

3.4 Rôles en matière de données. C-Band Digital Innovations Inc. agit en tant que Responsable du traitement pour toutes les Informations personnelles collectées via les Services. Les Opérateurs de centres de courrier agissent en tant que Sous-traitants lorsqu'ils traitent votre courrier en notre nom et sont liés par des accords de traitement des données. Les prestataires de services tiers (tels que décrits à la Section 4.2) agissent en tant que Sous-traitants ultérieurs sous des obligations contractuelles garantissant des normes de protection des données équivalentes.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos Renseignements Personnels à des tiers à des fins de marketing. Nous pouvons partager vos Renseignements Personnels dans les circonstances suivantes :

4.1 Avec les Opérateurs de Centres de Courrier : Nous partageons vos Renseignements Personnels avec l'(les) Opérateur(s) que vous sélectionnez pour leur permettre de fournir des services de boîtes aux lettres. Les Opérateurs sont contractuellement tenus de protéger vos Renseignements Personnels et de les utiliser uniquement aux fins de prestation de services.

4.2 Avec les Prestataires de Services : Nous faisons appel à des prestataires de services tiers de confiance qui effectuent des services en notre nom. Chaque prestataire est lié par un Accord de Traitement des Données (DPA) et ne peut utiliser vos Informations personnelles que pour les finalités que nous spécifions. Ces prestataires nous assistent pour : (a) le traitement des paiements et la facturation des abonnements ; (b) l'analyse du site web (anonymisée, basée sur le consentement) ; (c) le chat en direct et l'engagement client (chargé uniquement avec votre consentement explicite) ; (d) la livraison d'e-mails transactionnels ; et (e) l'hébergement cloud et la diffusion de contenu. Pour des détails sur nos prestataires de services actuels, veuillez contacter notre Responsable de la confidentialité à [email protected].

4.3 Pour des Raisons Légales et Réglementaires : Nous pouvons divulguer des Renseignements Personnels : (a) pour se conformer aux lois, règlements, ordonnances judiciaires ou processus légaux applicables ; (b) pour répondre aux demandes légales des autorités gouvernementales ou des organismes de réglementation ; (c) pour faire respectér nos Termes et Conditions ou protéger nos droits, biens ou sécurité ; (d) pour enquêter ou prévenir la fraude, les menaces de sécurité ou les activités illégales ; ou (e) en lien avec des procédures juridiques ou des litiges.

4.4 Transferts d'Entreprise : En cas de fusion, acquisition, réorganisation, vente d'actifs ou autre transaction commerciale, vos Renseignements Personnels peuvent être transférés dans le cadre de cette transaction. Nous vous informerons de tout changement de propriété ou de contrôle de vos Renseignements Personnels.

4.5 Avec Votre Consentement : Nous pouvons partager vos Renseignements Personnels à toute autre fin divulguée au moment de la collecte, ou avec votre consentement explicite.

5.1 Mesures de Sécurité. Nous mettons en œuvre des mesures de protection techniques, administratives et physiques conformes aux normes de l'industrie pour protéger vos Renseignements Personnels contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction. Ces mesures comprennent : (a) le chiffrement des données en transit (TLS/SSL) et au repos ; (b) les contrôles d'accès et les mécanismes d'authentification ; (c) les audits de sécurité réguliers et les évaluations de vulnérabilité ; (d) la formation des employés sur la protection des données et la confidentialité ; (e) les centres de données sécurisés et l'infrastructure ; et (f) les procédures de réponse aux incidents et de notification de violation.

5.2 Restrictions d'Accès. L'accès aux Renseignements Personnels est restreint aux employés, entrepreneurs et fournisseurs de services autorisés qui ont besoin de ces informations pour effectuer leurs fonctions. Tous ces individus sont liés par des obligations de confidentialité et de protection des données.

5.3 Aucune Garantie de Sécurité Absolue. Bien que nous nous efforcions de protéger vos Renseignements Personnels, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n'est sécurisée à 100%. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous vous informerons promptement, ainsi que les autorités concernées, si nous devenons conscients d'une violation de sécurité qui pourrait affecter vos Renseignements Personnels.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA), du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et des autres lois applicables en matière de confidentialité, vous avez les droits suivants :

6.1 Droit d'accès (PIPEDA Principe 9 / RGPD Art. 15) : Vous avez le droit de demander l'accès aux Informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Nous fournirons une copie de vos données dans un format électronique couramment utilisé dans les 30 jours.

6.2 Droit de rectification (PIPEDA Principe 6 / RGPD Art. 16) : Vous avez le droit de demander la correction d'Informations personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes.

6.3 Droit de retrait du consentement (PIPEDA Principe 3 / RGPD Art. 7) : Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter des Informations personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait.

6.4 Droit à l'effacement / Droit à l'oubli (RGPD Art. 17) : Vous avez le droit de demander la suppression de vos Informations personnelles lorsque : (a) elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ; (b) vous retirez votre consentement et aucune autre base juridique ne s'applique ; (c) vous vous opposez au traitement et il n'existe aucun motif légitime impérieux ; ou (d) les données ont été traitées de manière illicite. Nous pouvons conserver les données lorsque la loi l'exige (par ex. obligations fiscales CRA, prévention de la fraude).

6.5 Droit à la limitation du traitement (RGPD Art. 18) : Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos Informations personnelles lorsque : (a) l'exactitude des données est contestée ; (b) le traitement est illicite mais vous préférez la limitation à l'effacement ; (c) nous n'avons plus besoin des données mais vous en avez besoin pour des revendications juridiques ; ou (d) vous vous êtes opposé au traitement en attendant la vérification des motifs légitimes.

6.6 Droit à la portabilité des données (RGPD Art. 20) : Vous avez le droit de recevoir vos Informations personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (par ex. JSON, CSV), et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans entrave.

6.7 Droit d'opposition (RGPD Art. 21) : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Informations personnelles basé sur des intérêts légitimes, y compris le profilage. Vous avez un droit absolu de vous opposer au traitement à des fins de marketing direct à tout moment.

6.8 Droits relatifs à la prise de décision automatisée (RGPD Art. 22) : Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou similairement significatifs. C-Band Mailbox n'utilise actuellement pas de prise de décision automatisée produisant de tels effets. Si cela change, nous mettrons à jour cette Politique.

6.9 Droit de déposer une plainte : Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente : (a) Canada : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVPC) - www.priv.gc.ca ; (b) Québec : Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) - www.cai.gouv.qc.ca ; (c) Union européenne : Votre Autorité nationale de protection des données (APD) - liste complète sur https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en ; (d) Royaume-Uni : Information Commissioner's Office (ICO) - ico.org.uk.

6.10 Comment exercer vos droits : Pour exercer l'un de ces droits, veuillez contacter notre Responsable de la confidentialité à [email protected] ou nous écrire au 31-700 Dovercourt Dr, Winnipeg, MB R3Y 1X5, Canada. Nous accuserons réception dans les 5 jours ouvrables et répondrons à votre demande dans les 30 jours. Nous pouvons exiger la vérification de votre identité. Si nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, nous fournirons les raisons par écrit.

7.1 Période de conservation. Nous ne conservons vos Informations personnelles que le temps nécessaire : (a) Données de compte et d'identité : durée du compte plus 30 jours après la clôture ; (b) Documents financiers et de facturation : 7 ans après la fin de l'exercice fiscal, conformément à l'ARC ; (c) Soumissions de formulaire de contact : 90 jours ; (d) Journaux serveur et données techniques : 90 jours ; (e) Registres de consentement : 7 ans ; (f) Images de numérisation de courrier : selon les conditions de votre plan, supprimées dans les 30 jours suivant la clôture du compte ; (g) Données analytiques (Google Analytics) : anonymisées, conservées 14 mois.

7.2 Demandes de suppression. Vous pouvez demander la suppression en contactant [email protected]. Nous supprimerons dans les 30 jours suivant votre demande vérifiée, sauf obligation légale de conservation.

7.3 Exactitude des données. Nous prenons des mesures raisonnables pour garantir l'exactitude des données. Veuillez nous informer de tout changement.

7.4 Minimisation des données. Nous ne collectons que le minimum d'Informations personnelles nécessaires. Nous révisons régulièrement nos pratiques conformément au RGPD Art. 5(1)(c) et au Principe 4.4 de PIPEDA.

8.1 Lieux de traitement des données. Vos Informations personnelles sont stockées et traitées dans le pays où vous recevez nos Services. Nous maintenons des infrastructures de données séparées au Canada et aux États-Unis pour garantir que vos données restent dans votre région. Certains de nos prestataires de services peuvent traiter des données limitées aux États-Unis à des fins telles que le traitement des paiements, l'analyse et l'hébergement. Les Opérateurs de Centres de Courrier traitent vos données postales dans leurs emplacements de service respectifs.

8.2 Garanties pour les transferts transfrontaliers. Nous appliquons : (a) Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne (Décision 2021/914) ; (b) Accords de traitement des données (DPA) avec tous les prestataires ; (c) vérification de la participation aux cadres de protection des données reconnus ; (d) évaluations régulières ; et (e) mesures techniques supplémentaires incluant le chiffrement.

8.3 Personnes concernées UE/RU. Si vous êtes situé dans l'EEE ou au Royaume-Uni, vos données sont transférées au Canada sur la base de la décision d'adéquation de la Commission européenne (Décision 2002/2/CE). Pour les transferts vers les États-Unis, nous nous appuyons sur les CCT et le Cadre de confidentialité des données UE-États-Unis.

8.4 Résidents du Québec. Les transferts hors Québec sont effectués conformément à la Loi 25, incluant une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis.

9.1 Utilisation des cookies. Nous utilisons des cookies et technologies similaires. Les cookies non essentiels ne sont placés qu'après votre consentement explicite via notre bannière de consentement.

9.2 Types de cookies. (a) Cookies essentiels/nécessaires (toujours actifs) : session, authentification, sécurité, préférences de consentement. Durée : session ou jusqu'à 1 an. (b) Cookies analytiques (consentement requis) : Utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site web. Anonymisation IP activée. Durée : jusqu'à 14 mois. (c) Cookies marketing et chat en direct (consentement requis) : Utilisés pour fournir le support par chat en direct et améliorer l'engagement client. Chargés uniquement si vous cliquez « Tout accepter ». Durée : jusqu'à 13 mois.

9.3 Consentement et gestion. Lors de votre première visite, une bannière vous permet de : (a) Tout accepter ; (b) Nécessaires uniquement ; ou (c) Gérer les préférences. Vous pouvez modifier vos choix en effaçant vos cookies de navigateur.

9.4 Mode de consentement analytique. Nous implémentons un système analytique basé sur le consentement : (a) par défaut, la collecte analytique est refusée ; (b) nos outils analytiques envoient des pings sans cookies ; (c) la mesure standard commence après consentement ; (d) vous pouvez révoquer à tout moment.

9.5 Signaux Ne Pas Suivre. Notre approche de consentement par défaut refusé atteint le même résultat de protection de la vie privée.

Nos Services ne sont pas destinés ou dirigés aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de Renseignements Personnels auprès d'enfants de moins de 18 ans. Si vous êtes un parent ou un tuteur et croyez que votre enfant nous a fourni des Renseignements Personnels, veuillez nous contacter à [email protected], et nous supprimerons promptement ces informations.

Nos Services peuvent contenir des liens vers des sites web, applications ou services tiers qui ne sont pas exploités ou contrôlés par C-Band Mailbox. Cette Politique de Confidentialité ne s'applique pas à ces services tiers. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de tout service tiers auquel vous accédez. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ou du contenu des services tiers.

Si vous avez des questions, préoccupations ou demandes concernant cette Politique de Confidentialité ou nos pratiques de confidentialité, veuillez contacter notre Responsable de la protection de la vie privée :

Responsable de la protection de la vie privée : Caner Düzenli

Courriel : [email protected]

Téléphone : +1 (431) 276-5927

Adresse : 31-700 Dovercourt Dr, Winnipeg, MB R3Y 1X5, Canada

Pour les plaintes ou demandes en vertu de PIPEDA, vous pouvez également contacter :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria, Gatineau, Québec K1A 1H3

Sans frais : 1-800-282-1376

Site web : www.priv.gc.ca