Guide de numérisation du courrier

Processus de numérisation du courrier

La numérisation du courrier permet aux clients de visualiser leur courrier numériquement avant de décider quoi en faire. Ce guide couvre le flux de travail de numérisation complet.

Flux de travail de numérisation

1. Réception du courrier

Lorsque le courrier arrive :

• Enregistrez le courrier dans le système immédiatement
• Attribuez-le au bon compte client
• Marquez-le comme "en attente de numérisation" si le client a la numérisation activée

2. Préparation pour la numérisation

Avant la numérisation :

• Assurez-vous que le courrier est plat et déplié
• Retirez les agrafes ou trombones
• Vérifiez s'il y a plusieurs pages
• Vérifiez que le client a le service de numérisation activé

3. Numérisation

Utilisez un équipement de numérisation de haute qualité :

• Définissez la résolution à au moins 300 DPI
• Numérisez en couleur pour plus de clarté
• Assurez-vous que tout le texte est lisible
• Numérisez les deux côtés si nécessaire

4. Téléchargement et notification

Après la numérisation :

• Téléchargez les numérisations sur le compte du client
• Envoyez une notification au client
• Mettez à jour le statut du courrier dans le système

Meilleures pratiques

• Numérisez le courrier dans les 24 heures suivant la réception
• Maintenez des normes de qualité cohérentes
• Maniez les documents sensibles avec soin
• Respectez les préférences du client pour la numérisation

Pour la gestion des colis, consultez notre guide Gestion des colis.